Buchführungspflichtigen Händlerinnen und Händlern mit elektronischen Registrierkassen, die den in den GDPdU formulierten Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten nicht entsprechen, bleiben noch weniger als 3 Monate Zeit zum Handeln: Ende 2016 läuft die Übergangsfrist zur Umrüstung ab. Vom 1. Januar 2017 an müssen alle eingesetzten Registrierkassen die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Die Software vorhandener digitaler Kassen muss spätestens bis Jahresende auf den geforderten technischen Stand aktualisiert werden.
Schätzungen der Finanzverwaltung zufolge beläuft sich der Steuerbetrug durch manipulierte Ladenkassen in Deutschland auf jährlich fünf bis zehn Milliarden Euro. Schaden entsteht dem Fiskus vor allem durch das nachträgliche Löschen erfasster Umsätze oder durch Buchungen im sogenannten „Test-“ oder „Trainingsmodus“ einer Kasse. Um derartige Schummeleien zukünftig zu unterbinden, hat das Bundesministeriums der Finanzen (BMF) mit Schreiben vom 26. November 2010 die Anforderungen an die elektronische Kassenführung neu definiert (Az.: IV A 4 - S 0316/08/10004-07). Demnach müssen elektronische Registrierkassen und PC-basierte Kassensoftware spätestens ab Januar 2017 neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO).
Bereits seit dem Kalenderjahr 2002 sind Unternehmen, die von der Buchführungspflicht nicht befreit sind, dazu verpflichtet, die Kassendaten ihrer Bargeschäfte elektronisch zu erfassen und abzuspeichern. Das Aufbewahren von Papierdokumenten reicht seitdem nicht mehr aus. Nach einer Anweisung des BMF galt bis 2011 jedoch eine Vereinfachungsregel. Nach dieser war es ausreichend, die Tagesendsummen-Bons (sog. „Z-Bons“) lückenlos zu dokumentieren; die Daten der jeweiligen Einzelbons mussten nicht aufbewahrt werden.
Unter dem Titel „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ hat das Bundesfinanzministerium 2010 neue Regelungen erlassen, die eine Aufzeichnung und manipulationssichere Speicherung aller steuerrelevanten Daten vorsehen. Innerhalb einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren müssen die elektronischen und digitalen Kassen ab dem 1. Januar 2017 die Journaldateien aller chronologisch verbuchten Geschäftsvorfälle mit maschinell auswertbaren Strukturinformationen als unveränderbare Datenbasis bereitstellen können. Dies gilt für Barzahlungen genauso wie für EC-Cash- und/oder Elektronische Lastschrift-Buchungen. Ein Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form gilt als nicht ausreichend. Ältere Kassenmodelle müssen daher bis Ende 2016 ausgetauscht oder entsprechend umgerüstet werden.
Gewerbetreibende, deren Jahresgewinn 60.000 Euro nicht übersteigt, sind von der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht befreit. Für sie besteht demnach keine gesetzliche Verpflichtung zur Kassenführung. Setzen diese Unternehmen jedoch elektronische Kassensysteme ein, gelten auch für sie die verschärften Anforderungen und Vorschriften.
Doch auch Kleinstbetriebe und fahrende Händler, die statt einer Registrierkasse eine „Schubladenkasse“ führen, sind gut beraten, ihre Kassenvorgänge genau zu dokumentieren. Offene Ladenkassen wecken zunehmend das Interesse der Finanzverwaltungen, denn der Anreiz zum Betrug ist hier besonders hoch. Um Steuerschätzungen und Strafzahlungen nach (unangemeldeten) Außenprüfungen zu vermeiden, sollten die Unternehmerinnen und Unternehmer deshalb ihr besonderes Augenmerk auf einen täglichen, fortlaufend nummerierten Kassenbericht legen, aus dem sich die Tageseinnahmen durch Rückrechnen aus dem gezählten Kassenbestand korrekt und nachvollziehbar ermitteln lassen.
Haben Sie Fragen zu den neuen Anforderungen für elektronische Registrierkassen und PC-basierte Kassensoftware oder zum Aufstellen ordnungsgemäßer Kassenberichte, sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne.
